Kontrolllen

Das HRC-Tool wurde entwickelt um die regelmäßig anfallenden Regalkontrollen nach DIN EN 15635 zu dokumentieren und zu vereinfachen. Die erfassten Daten können direkt in der Reparaturverwaltung weiter verarbeitet werden.

			Die Protokollierung der regelmäßigen Kontrollen ist gesetzlich vorgeschrieben und muss einige grundlegende Daten enthalten
			Wer hat was wann geprüft und mit welchem Ergebnis. Festgestellte Schäden sind gesondert zu protokollieren. Hier muss die genaue Position, das beschädigte Bauteil und die eingeordnete Risikogruppe festgehalten werden. Zusätzlich können Empfehlungen zu Umweltbedingungen wie Licht und Boden, Beschriftungen, Sprinkleranlage und Mängel bei der Einlagerung wie defekte oder falsche Paletten, ungesicherte Ladungen usw. angeführt werden.

Reparatur- Beobachtungsaufträge

Zu jeder Kontrolle können beliebig viele Mängel erfasst werden. Die Mängel selbst werden in der Reparaturverwaltung erfasst und stehen direkt mit den darin verfügbaren Optionen zur Verfügung.

(Risikogruppe / Beräumung / Bauteile / Bemerkungen / Bilddatei usw...)

Zusätzliche Anmerkungen und Hinweise

Zusätzlich können allgemeine Informationen im freien Textfeld eingefügt werden. Diese können z.B. Hinweise zum einlagern, Notierungen von defekten Beleuchtungseinrichtungen, Beschriftungen usw. erhalten.

Digitale Ablage der Dokumente

Protokolle für abgeschlossen Kontrollen werden direkt gespeichert, um später genau dieses Dokument mit Datum vorlegen zu können. Es ist also nicht zwingend notwendig die Protokolle zu drucken und zu archivieren. Dies ist ihrer internen Organisation überlassen.

Bei aktivierter E-Mail Funktion wird versucht das Dokument direkt an die richtigen Empfänger per E-Mail zu senden.

Auswahl der Kontrolle

wöchentliche Kontrolle (intern)
jährliche Kontrolle (extern)

Unterschied der Kontrolltypen liegt in der Art der Durchführung. Bei der externen (jährlichen Regal Inspektion) können Sie im Abschluss die Dauer der Gültigkeit der Prüfmarken mit einpflegen.

Die Funktion erwartet die Angabe des Namens der externen Prüffirma und den Namen des Prüfbeauftragen.

Da eine extern Firma wahrscheinlich niemals Ihre Datenverarbeitung nutzen wird, muss zusätzlich mindestens ein interner Mitarbeiter eingetragen werden, der die Kontrolle protokolliert.

Für die Dokumentation von regelmäßigen wöchentlichen Sichtkontrollen verwenden Sie die Interne Kontrolle.

Ist eine Kontrolle aktiv, können Sie die Schadensmeldungen wie gewohnt in der Reparaturverwaltung erfassen.

Zusätzliche Dokumente

Sie können jeder einzelnen Kontrolle im Dokument-Manager zusätzliche Dokumente zuordnen.

Kontrollen pausieren

Manchmal müssen Sie vielleicht Eintragungen in der Reparaturverwaltung während einer Kontrolle vornehmen, wo das entsprechende Regalsystem nicht in der aktuellen Kontrolle enthalten sein soll. Zum Beispiel wenn Sie eine aktuelle Schadensmeldung protokollieren müssen, aber diesen Regalbereich aktuell nicht kontrollieren.

Hinweis

Je nach Programm Konfiguration werden Schadensmeldungen für die Beobachtungsliste mit in die Kontrolle aufgenommen oder nicht. Die Einstellung wird in der Programmkonfiguration durch die Administration vorgenommen und gilt bei Änderung ab der nächsten Kontrolle.

Manipulationsschutz

für jede Kontrolle muss mindestens ein Mitarbeiter eingetragen werden. Das Programm verhindert die Manipulation von Kontrollen.

Das Tool unterscheidet am Login, ob der eingetragene Mitarbeiter diese Kontrolle verifizieren muss. Bei der Eingabe des eigenen Namens, entfällt die Überprüfung.

Wird die Kontrolle im folgenden geändert, wird das Tool die Überprüfung in jedem Fall vornehmen. Diese Überprüfung soll eine wahrheitsgemäße Datenerfassung sicher stellen.

Wenn Sie einen anderen Benutzer als sich selbst für die Kontrolle eintragen, muss dieser Benutzer die Eintragung mit seinem Passwort bestätigen. Wenn Sie anschließend die Daten der Kontrolle ändern, verliert der Eintrag seine Gültigkeit und muss neu bestätigt werden. Die Kontrolle wird deaktiviert.

Die Kontrolle wird erst aktiv, wenn alle eingetragenen internen Mitarbeiter ihren Eintrag mit dem Passwort bestätigt haben. Eine aktive Kontrolle wird entsprechend visualisiert.

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